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解析印包業ERP
這是一(yī)個在印刷領域奮鬥了八年(nián)的(de)印刷行業信息化管理(lǐ)推廣者的(de)看法和(hé)見解。文章(zhāng)包括三個部分：印包業亟待印包業的(de)ERP；我們應該對印包ERP抱什麽期望？印包ERP選型注意事項……
這些文章(zhāng)也許能對尚不了解ERP和(hé)打算使用ERP的(de)行業人士有所幫助……
什麽是ERP？
ERP，是三個英文單詞Enterprise Resourse Plan的(de)縮寫，意思是企業資源計劃。ERP源起于西方制造業，其使命是利用電腦等信息工具，按照科學(xué)的(de)工作流程，采集企業各方面資源信息，通過對這些信息的(de)繼承，處理(lǐ)，對比，分析等，提高(gāo)企業的(de)工作效率，堵塞管理(lǐ)漏洞，減少忘事誤工大意等差錯，從而達到挖掘潛能，擴大收入，降低(dī)成本，增加利潤的(de)目的(de)。
自(zì)開始推廣之日起，ERP就一(yī)直處于行業化的(de)演變之中。具體到印包業，簡單說來，與制造業ERP之最大不同處就是制造業以BOM，即物料清單為(wèi)數據流的(de)起點和(hé)成本核算的(de)中心。訂貨數量一(yī)旦産生，該訂單的(de)物料需求計劃即自(zì)動生成。而印包業不是這樣，因為(wèi)印包業的(de)不同訂單在用料和(hé)工藝上的(de)要求經常是不一(yī)樣的(de)，不存在标準的(de)BOM，如(rú)果套用傳統ERP的(de)設計理(lǐ)念，即以BOM為(wèi)中心，用戶就需要日複一(yī)日的(de)建立大量的(de)BOM，并且常常需要修改BOM數據，這種工作量是很大的(de)，使用起來也是很麻煩的(de)，違背了ERP提高(gāo)效率的(de)初衷。因此，印包業需要适合本行業的(de)ERP。
衆所周知，印刷行業已經進入了微利時代。在2000年(nián)前後的(de)行業發展階段，大家基本都不缺活幹，隻要多買設備，就能增加利潤；微利時代，單靠增加設備和(hé)活量就能增加利潤的(de)做(zuò)法已經行不通了，如(rú)果沒有精細化管理(lǐ)，一(yī)個活虧錢也是正常現象。這就對印刷廠的(de)管理(lǐ)能力提出了較高(gāo)的(de)要求。新勞動法出台以後，國內(nèi)所有公司的(de)用人成本和(hé)風險都大大增加，對印刷這個勞動密集型行業來說影響更大。在這種形勢下，靠信息化建設加強管理(lǐ)，靠信息化管理(lǐ)提高(gāo)效率，降低(dī)成本，增加利潤逐漸成為(wèi)大勢所趨，勢在必行的(de)業界共識。
我們應該對印包ERP抱什麽期望？
從業多年(nián)，與很多印刷廠聊過，大家對ERP的(de)期望有很大不同。有些希望把生産單管起來就得了，有些希望建立對各部門數據的(de)規範的(de)管理(lǐ)，有些希望借助ERP減少工作量，有些希望能借自(zì)動提醒減少差錯。站在業內(nèi)人士的(de)立場，概括說來，大家對ERP的(de)期望應該有以下四個層次：
1． 采集數據。
傳統的(de)管理(lǐ)方式下，印刷廠各部門的(de)數據都保存在紙質單據上，如(rú)業務部的(de)訂單、生産部的(de)生産單、采購的(de)采購單、庫房的(de)入出庫單等。用了ERP之後，這些單據上的(de)信息都可(kě)以保存在軟件裏面，并且由于數據采集的(de)方式不同，軟件采集數據的(de)效率和(hé)準确性都會大大提高(gāo)，這些方式包括從上個流程直接提取數據、公式自(zì)動計算、下拉菜單選擇等。例如(rú)在《工信印包ERP》中，生産單由訂單生成，申購單由生産單生成，采購單由申購單生成，入庫單由采購單生成、領料單由生産單生成、回款由訂單生成。從訂單、生産單、排産單、到入庫單、出庫單和(hé)領料單、送貨單整套單據填寫下來，傳統手工要用一(yī)小時的(de)活，使用ERP流程二十分鍾不到就完了。
2． 數據共享
在ERP中，業務、生産、庫房等部門的(de)數據都是聯動的(de)，一(yī)個部門的(de)最新數據會實時共享給相關的(de)部門，例如(rú)庫房出庫之後，最新的(de)庫存量會實時共享給業務和(hé)生産部門；業務部填寫了訂單，财務部會立刻出現一(yī)筆(bǐ)應收款；财務部銷了賬，最新的(de)欠款數會立刻共享給業務部等。
3． 控制和(hé)提醒
為(wèi)了嚴格流程化管理(lǐ)，減少工作中人的(de)主觀因素；為(wèi)了嚴格庫房管理(lǐ)，降低(dī)材料浪費，印刷廠需要對如(rú)下環節進行嚴格控制：訂單保存後須經審核才能開工的(de)控制、材料出庫數量不能高(gāo)于生産單規定的(de)用料數量的(de)控制等。
為(wèi)了減少溝通環節，提高(gāo)效率，為(wèi)了減少差錯，避免忘事誤事，造成損失，為(wèi)了加強生産進度管理(lǐ)，保證按時交工，ERP需要有對如(rú)下環節的(de)自(zì)動提示，例如(rú)客戶信譽度提示、訂單價格太低(dī)提示、有訂單等待審核提示、審核過的(de)訂單等待生成生産單提示、開工時間遲于規定時間提示、完工時間遲于規定時間提示、物料庫存過低(dī)或過高(gāo)提示、待送貨産品提示、員工生日提示等。
4． 輔助決策
輔助決策是ERP的(de)最終使命，是ERP對于決策層的(de)最大意義。除了一(yī)般軟件都能提供 的(de)期間簽單總賬、明細賬、應收已收欠款賬、應付已付未付賬等等之外，印包ERP應該還能提供針對每個訂單的(de)包括材料成本、人工成本、外協成本在內(nèi)的(de)訂單成本核算表，包括印刷廠各環節的(de)産值統計表，表現每個客戶的(de)總流水、總成本、總利潤和(hé)平均利潤率用來幫助印刷包裝廠确定未來重點服務對象的(de)客戶價值分析表，表現每個種類印刷品的(de)總流水、總成本、總利潤和(hé)平均利潤率用來幫助印刷包裝廠确定未來業務發展重點的(de)印品價值分析表，表現每個業務員的(de)總流水、總成本、總利潤和(hé)平均利潤率用來幫助印刷包裝廠全面評價業務員價值的(de)業務員價值分析表等等。
印包ERP選型注意事項
衆所周知，ERP的(de)成功率一(yī)直是困擾用戶的(de)一(yī)個問題，很多用戶費了大量的(de)時間和(hé)精力之後仍不得不放棄投了巨資的(de)ERP系統。筆(bǐ)者所在公司的(de)現有用戶中就有不少曾經上過一(yī)波兩波，甚至三波四波的(de)ERP，最後選用了《工信印包ERP》才真正實現了信息化管理(lǐ)。為(wèi)了幫助大家在上ERP的(de)時候少走彎路，提高(gāo)成功率，減少資金和(hé)時間的(de)投入，筆(bǐ)者特把從業多年(nián)的(de)經驗寫出來，與大家分享。
一(yī). 買産品還是量身定制？
由于耳聞目睹了太多的(de)失敗案例，很多用戶都把量身定制作為(wèi)ERP救贖的(de)法寶。實際情況是什麽呢(ne)？出乎大多數人的(de)預料，在行業統計數據中，購買現成産品的(de)應用成功率遠比量身定制要高(gāo)得多。為(wèi)什麽呢(ne)？因為(wèi)量身定制周期長(cháng)，期間需求容易變，由于先期投資限制的(de)存在，最後軟件供應商往往不勝其煩，而這時用戶由于沒看到效果也不願意追加投資，結果雙方都沒有了往下進行的(de)動力，隻能放棄，這是其一(yī)；第二個原因是量身定制成本高(gāo)，這個成本不止體現在資金投入上，還體現在時間和(hé)精力投入上。量身定制需要調研、開發、測試、試運行、發現問題、再修改，這是個循環往複的(de)過程。同樣多的(de)功能直接用産品肯定比量身定制在時間的(de)投入上節約很多倍。第三個原因是量身定制功能容易受限制：開發商在開發産品的(de)時候總是盡力考慮到各類用戶各類可(kě)能的(de)應用需求，盡力采用最科學(xué)合理(lǐ)的(de)流程，盡力使産品更靈活适用面更寬，而量身定制由于隻需要考慮用戶當時提出的(de)需求，所有在設計開發上肯定比不上産品的(de)靈活性。
二. 找專業廠商還是找個人？
也許不少用戶都希望找個人開發實現信息化管理(lǐ)，找個人開發确實也有不少好處，例如(rú)可(kě)以學(xué)習很多知識，成本更低(dī)，說什麽聽什麽等。但鑒于筆(bǐ)者所在公司有不少用戶以前都有找個人開發的(de)失敗經曆，所以筆(bǐ)者強烈建議用戶找專業廠商合作，原因如(rú)下：
5． 專業廠商的(de)服務和(hé)升級有保障。業內(nèi)人事都知道(dào)，沒有服務支持的(de)ERP是不能用的(de)，因為(wèi)軟件基于各種軟硬件環境運行，一(yī)旦軟硬件環境發生改變（這是很正常的(de)，例如(rú)硬件更換，系統升級等），ERP就随時有可(kě)能發生故障，發生故障後，如(rú)果沒有及時的(de)服務，ERP就立刻就不能用，這時候，ERP應用的(de)越深入，企業受影響就會越大。個人有自(zì)己的(de)本職工作，不能像專業廠商一(yī)樣，設有專門的(de)售後服務部門，所以不能保證及時的(de)售後服務，保證不了高(gāo)水平較深入的(de)ERP應用。
6． 專業廠商有現成的(de)産品，因為(wèi)不需要開發，所以成本較低(dī)。開發好的(de)ERP對人才的(de)要求有三個：懂計算機、懂生産、懂管理(lǐ)。個人往往隻能滿足第一(yī)個要求，為(wèi)了開發ERP，印刷廠需要派人，并且往往是高(gāo)層管理(lǐ)人員，給技術人員講生産、講管理(lǐ)，反複修改，工期長(cháng)，費時費力。
7． 現成的(de)産品久經考驗，使用起來更可(kě)靠。專業廠商的(de)産品建立在很多家印刷廠的(de)需求之上，為(wèi)了讓更多的(de)客戶能夠直接使用，很注重産品的(de)靈活性和(hé)适用性。而個人開發隻限于一(yī)個印刷廠的(de)當時能想到的(de)管理(lǐ)需求，在靈活性和(hé)适用性上肯定要大打折扣。
三. 技術架構的(de)選擇，B/S or C/S？
所有的(de)管理(lǐ)軟件在技術架構上分為(wèi)B/S和(hé)C/S兩種。C/S架構由于産生時間長(cháng)，應用者多而居于主流，B/S架構的(de)軟件由于早期開發成本高(gāo)，現在隻有工商行政電信等部門和(hé)行業應用較為(wèi)普遍。但B/S架構顯然是未來應用的(de)趨勢，舉例來說，B/S架構更方便廣域網應用并且隻需在服務器上安裝，考慮到現在印刷廠辦公場地(dì)的(de)部署很多都是業務部在城裏，廠房在郊區，還有些印刷廠在多個地(dì)區有分公司，這就必然帶來異地(dì)實時管理(lǐ)的(de)需求，B/S在這一(yī)點上的(de)優勢是顯而易見的(de)。而C/S架構的(de)軟件除了在服務器上安裝之外，還要在每一(yī)台客戶端電腦上安裝。由此延伸到使用體驗上，B/S架構的(de)軟件隻要服務器工作正常，所有聯網的(de)電腦都能正常使用；而C/S架構的(de)軟件隻要客戶端程序出了問題，那個客戶端電腦也不能使用軟件了。從這個角度上講，B/S的(de)系統運行更穩定。
四. 關于單據的(de)內(nèi)容，有必要較真嗎？
用戶在對供應商提要求時，最常見的(de)一(yī)個問題是“現在軟件的(de)單據與我們日常使用的(de)單據長(cháng)得不一(yī)樣，能否按我們現在的(de)樣式修改？”其實這是不盡合理(lǐ)也是不必要的(de)，因為(wèi)現有的(de)單據內(nèi)容是适應手工管理(lǐ)的(de)需要而産生的(de)，ERP管理(lǐ)自(zì)有ERP管理(lǐ)的(de)特點，肯定要有所調整；另外ERP産品的(de)單據內(nèi)容肯定不會完全符合任何一(yī)個印刷廠的(de)實際，因為(wèi)它不是針對某個印刷廠量身定制的(de)，它是開發商建立在多年(nián)的(de)印刷廠信息化管理(lǐ)經驗，綜合了很多個印刷廠的(de)單據共性開發出來的(de)。也許每個印刷廠在初期的(de)使用中都不太習慣，但經過熟悉一(yī)段時間後，肯定可(kě)以使用。切記不要追求單據內(nèi)容的(de)全面，最重要的(de)是單據內(nèi)容能否靈活自(zì)定義，因為(wèi)即使當時看起來是全面的(de)，以後也可(kě)能有新情況；而隻要軟件有了足夠的(de)靈活性，即使以後發現內(nèi)容不夠用，用戶自(zì)己也可(kě)以再添加。
五. 一(yī)定要考慮角色（部門）和(hé)權限的(de)可(kě)擴展性
這是一(yī)個最容易犯錯誤的(de)地(dì)方，也是導緻很多ERP最終失敗的(de)重要原因之一(yī)。用戶在考察ERP的(de)時候，考慮的(de)往往是當時的(de)部門和(hé)當時的(de)各部門權限，據此做(zuò)出是否購買的(de)決定。用戶往往忽略了以後部門調整的(de)方向和(hé)以後權限的(de)分配，如(rú)果以後需要調整，而ERP沒有這種可(kě)擴展性和(hé)靈活性，企業就會受制于ERP，等到不能忍受的(de)時候，也就是ERP被放棄的(de)時候。其實好的(de)ERP應該允許用戶自(zì)定義角色，并且允許用戶自(zì)定義各角色的(de)功能，包括對每個功能的(de)“增加、修改、删除、查看和(hé)另存”等操作權限的(de)自(zì)定義。
六. 軟件的(de)自(zì)動提醒功能
很多用戶在對ERP的(de)期待中都有自(zì)動提醒這個功能，但往往不清楚自(zì)己想要的(de)提醒方式是什麽樣的(de)，例如(rú)登錄軟件後自(zì)動彈出提醒窗口，或者需要提示的(de)信息背景以提醒顔色顯示，或者需要注意的(de)信息用戶自(zì)己可(kě)以檢索出來等等。不同的(de)提醒方式對用戶帶來的(de)方便程度肯定不一(yī)樣，用戶要注意明确提出自(zì)己的(de)喜好。
七. 查詢功能
開發軟件的(de)時候，開發商通常會問用戶一(yī)般會按照哪些條件去(qù)查詢，例如(rú)對訂單的(de)查詢。用戶一(yī)般會告訴開發商，會按客戶名稱、印品名稱、業務員、下單日期進行查詢，然後開發商就會提供給用戶以上四個查詢條件。訂單上往往有好幾十個信息欄目，其實每個欄目都有作為(wèi)查詢條件的(de)可(kě)能性，例如(rú)查詢訂單也有可(kě)能需要按照印品種類、訂單金額的(de)區間、欠款金額的(de)區間、某個特定的(de)工藝等進行查詢，如(rú)果隻提供了事先設定的(de)個别查詢條件，用戶想按照其它條件進行查詢時就不可(kě)能了。其實用戶真正需要的(de)是類似百度的(de)那種即可(kě)以精确查詢，又可(kě)以模糊查詢，即可(kě)以按照數字區間查詢，也可(kě)以按照日期區間查詢的(de)軟件。
八. 要報表工具還是一(yī)個個既定的(de)報表？
用戶對ERP通常有四個層次的(de)期望：采集數據、數據共享、控制和(hé)提醒、輔助決策，其中輔助決策靠的(de)就是報表。初級的(de)用戶最喜歡的(de)往往是一(yī)個個明确的(de)報表，就是那些報表名稱清楚，報表內(nèi)容固定的(de)報表。這樣的(de)報表有些印刷廠要求有10種，有些要求有20種，有些要求有50種，甚至更多，更多的(de)報表肯定有更多的(de)作用，因為(wèi)任何人都不會沒事找事故意給自(zì)己找麻煩。一(yī)個好的(de)ERP不應該僅提供給用戶他們提出要求的(de)報表，而應該提供基于各部門數據的(de)所有能夠組合出來的(de)報表。報表的(de)意義來自(zì)橫向維、縱向維和(hé)報表的(de)內(nèi)容範疇，這三個項目随意變化一(yī)個，出來的(de)都是不同意義的(de)報表。說白了，好的(de)ERP的(de)報表要允許用戶自(zì)定義報表的(de)橫向維、縱向維和(hé)報表的(de)內(nèi)容，要提供給用戶的(de)是報表工具，而不是一(yī)個個定死了縱向維、橫向維和(hé)報表內(nèi)容的(de)報表。